Usein kysytyt kysymykset

Tutkimuksen toteuttamiseen liittyvät usein kysytyt kysymykset

  1. Aloitan tutkimuksen KYSissä, kuinka toimin lupien ja lausuntojen saamiseksi?
  2. Mitä hakemukseen tarvitaan?
  3. Kuinka kauan luvan valmistuminen kestää?
  4. Milloin tutkimuksen voi aloittaa?
  5. Teen rekisteritutkimuksen. Mitä tarvitaan?
  6. Tarvitsenko eettisen lausuntoa?
  7. Mikä on Clinical Trials.gov?
  8. Voiko organisaatiolupaa hakea takautuvasti?
  9. Milloin organisaatiolupaan on tehtävä muutos? Miten se tehdään?
  10. Mitä on tehtävä, kun tutkimus päättyy?
  11. Missä tutkijan työsopimus tehdään? Mistä saa työsopimuksen? Milloin?
  12. Mitä tietoja työsopimuksen tekemistä varten tarvitaan?
  13. Kun olen saanut tutkimukselle rahoitusta, miten rahoitus toimii KYSissä?
  14. Mikä on overhead ja paljonko sitä peritään?
  15. Sisältyykö arvonlisävero tutkimusrahoituksiin?

 

VTR rahoitukseen liittyvät usein kysytyt kysymykset

  1. Mikä on ORCID-tunnus ja mistä sen saa?
  2. Voiko tutkija hakea VTR:ää väitöskirjatutkimushankkeelle, mikäli hakijaa ei ole vielä hyväksytty jatko-opiskelijaksi tohtoriohjelmaan (esim. pro gradu viimeistely vaiheessa)?
  3. VTR haku-lomakkeen tutkimussuunnitelman rakenne poikkeaa Suomen Akatemian ohjeesta, kumpaa minun tulee käyttää, jotta voin tehdä mahdollisimman hyvän vaikutuksen arvioijiin?
  4. Voinko hakea uutta VTR:ää vaikka joudun anomaan kuluvan vuoden VTR:n siirtoa seuraavalle vuodelle (esim. rekrytointiongelmien vuoksi)?
  5. Miten lasken VTR-hakemuslomakkeelle kustannusarvion?
  6. Mitä tarkoittaa julkaisujen viisi aikaisempaa vuotta?
  7. Mikä on Hirsch-indeksi ja miten se lasketaan?
  8. Mistä löydän julkaisujeni Impact Factorit? Mikä Impact Factor minun tulee ilmoittaa lomakkeessa?
  9. Mistä löydän julkaisujeni JUFO-luokat? Voinko ilmoittaa julkaisun ilmestymisvuoden JUFO:n?
  10. Olen hakenut VTR:ta oman kuukausipalkkani mukaisesti. Myönnetty summa oli kuitenkin pienempi kuin haettu rahoitus. Voinko työskennellä pienemmällä palkalla kuin normaalisti?
  11. Minulle on myönnetty VTR:ta VTR kelpoiseen organisaatioon X. Olen kuitenkin vaihtamassa työpaikkaa, jääkö rahoitus nyt käyttämättä?
  12. Tuleeko minun toimittaa KYS erva-tutkimustoimikunnalle raportti rahoituksen käytöstä vuoden lopussa?
  13. Olen töissä yliopistolla, voinko hakea valtion tutkimusrahoitusta?
  14. Minulla on konsulttisopimus VTR kelpoiseen organisaatioon, voinko toimia VTR:n hakijana?
  15. Miten merkitään julkaisuun, että tutkimusta on tehty VTR:n tuella?

 

1. Aloitan tutkimuksen KYSissä, kuinka toimin lupien ja lausuntojen saamiseksi?

KYSistä tieteelliselle tutkimukselle tarvitaan organisaatiolupa, jossa hyväksytään tutkimuksen toteuttaminen sairaalassa, ja jolla astuvat voimaan mm. potilasvahinkovakuutukset. Ilman organisaatiolupaa ei sairaalassa voi tehdä tutkimusta. Lupa haetaan eTutkijan kautta. (https://etutkija.kuh.fi/)

2. Mitä hakemukseen tarvitaan?

Kuvaa hakemuksessa tutkimuksen sisältö lyhyesti, nimeä tutkimusryhmä, kirjaa mitä lupia/toimintoja/sopimuksia KYSissä tarvitset, tee kustannusarvio, tietosuojaseloste ja vaikutustenarviointi

Lisää liitteiksi

  • tutkimussuunnitelma
  • kustannusarvio, jos on rahoitusta
  • tietosuojaseloste, vaikutusten arviointi, mahdollisesti riskiarviointi
  • KYSin sisäiset sopimukset (Islab, patologia), lääketutkimuksissa yhteys apteekkiin
  • yhteistyötutkimussopimus mukana olevien muiden tahojen (yliopistot, sairaalat jne.) kanssa
  • toimeksiantotutkimuksissa tarvitaan sopimus rahoittajan kanssa

3. Kuinka kauan luvan valmistuminen kestää?

Jos hakemuksen liitteet ovat asianmukaiset, käsittelyssä menee aikaa viikosta kahteen.

4. Milloin tutkimuksen voi aloittaa?

Tutkimuksen voi aloittaa silloin, kun organisaatiolupa on hyväksytty.

5. Teen rekisteritutkimuksen. Mitä tarvitaan?

  • Rekisteritutkimukseen tarvitaan Rekisterinpitäjän (KYS johtajaylilääkäri) lupa tunnisteellisen henkilötietojen käsittelyyn. Tämäkin lupa saadaan eTutkijan kautta.
  • Tutkimuksesta tarvitaan myös Tietosuojaseloste ja vaikutusten arviointi ja mahdollisesti yhteistyösopimus muiden yhteistyötahojen (yliopistot, sairaalat) kanssa.
  • Kaikki tunnisteellisen tiedon käsittelijät on nimettävä lomakkeeseen.

6. Tarvitsenko eettisen lausuntoa?

Tarvitset lausunnon silloin, kun tutkimuksessa tehdään potilasinterventio tai haluatte julkaista rekisteritutkimuksen tulokset tietyissä julkaisuissa.

7. Mikä on Clinical Trials.gov?

Kliiniset tutkimukset on ennen tutkimuksen aloittamista rekisteröitävä julkiseen ja riippumattomaan kansainväliseen kliinisen tutkimuksen rekisteriin, jossa seurataan tutkimuksen edistymistä. ClinicalTrials.gov -rekisteri on yksi kliinisen tutkimuksen tutkimusrekistereistä, jotka ICMJE (International Committee of Medical Journal Editors) hyväksyy. Järjestöön kuuluviin tieteellisiin lehtiin otetaan julkaistavaksi vain sellaisia tutkimuksia, jotka on rekisteröity johonkin julkiseen riippumattomaan tutkimusrekisteriin. ICMJE:n kriteerien mukaan rekisteröitäviksi interventiotutkimuksiksi katsotaan prospektiiviset (etenevät), kontrolloidut (eli vertailevat; käytössä on ainakin kaksi eri hoitoa, koe- ja vertailumenetelmä) lääkkeillä, laitteilla, kirurgisilla, käyttäytymis- ja muilla hoitomenetelmillä tehtävät hoitotutkimukset, joissa arvioidaan käytettyjen hoitomenetelmien vaikuttavuutta.

KYSillä on keskitetty järjestelmä tutkijalähtöisten kliinisten tutkimusten rekisteröintiin ClinicalTrials.gov -rekisterissä. Tutkija saa Tiedepalvelukeskuksesta tunnukset, joilla hän rekisteröityy ja täyttää järjestelmään oman tutkimuksensa tiedot. Tiedepalvelukeskus lähettää tiedot rekisteriin keskitetysti. Tiedepalvelukeskuksen henkilö myös tarkastaa muotoseikat ja huolehtii tutkimusten päivityksistä yhdessä tutkijan kanssa.

8. Voiko organisaatiolupaa hakea takautuvasti?

Lupaa ei voi hakea takautuvasti.

9. Milloin organisaatiolupaan on tehtävä muutos? Miten se tehdään?

Muutos tehdään eTutkijan kautta silloin, kun

  • tutkimusryhmä muuttuu (Huom. syventävän tekijä mukaan)
  • tutkimussuunnitelmaan tulee muutoksia
  • aikataulu jatkuu
  • jos tulee lisärahoitusta.
  • Muutosta tehdessä tarvitaan tietosuojaseloste, vaikutusten arviointi ja yhteistyösopimus akateemisiin tutkimuksiin.
  • Huomioithan eettisen lausunnon. Muutokset ilmoitetaan tutkimuseettiselle toimikunnalle.

10. Mitä on tehtävä, kun tutkimus päättyy?

  • Jos tutkimus päättyy aikataulun mukaisesti, KYSiin ei tarvitse ilmoittaa. Jos se päättyy ennen kuin aikataulu umpeutuu, tulee siitä ilmoittaa Tiedepalvelukeskukseen.
  • Jos tutkimukselle jää rahoitusta, on tehtävä päättymisilmoitus.
  • VTR-rahoituksesta ei tarvitse tehdä vuosiraportteja.
  • On myös huolehdittava päättymisilmoitukset eri viranomaisten ja organisaatioiden vaatimusten mukaan, kuten FIMEA, VALVIRA, Eettinen toimikunta, EU.

11. Missä tutkijan työsopimus tehdään? Mistä saa työsopimuksen? Milloin?

  • Tutkijoiden työsopimukset tallennetaan Tiedepalvelukeskuksessa. Ota yhteys oman alueesi tutkimusassistenttiin.
  • Kun palkkaat tutkimushenkilöstöä, ilmoita asia hyvissä ajoin ennen työsuhteen alkamista
  • Kun arvioidaan palkkakustannuksia, käytetään 40 % sivukuluarviota.
  • Huomioittehan työsopimuksen aikana mahdollisesti kertyvät lomat. Loma on pidettävä työsuhteen aikana.

12. Mitä tietoja työsopimuksen tekemistä varten tarvitaan?

Työsopimuksen aika, tehtävä, paikka, palkka, rahoitus, tutkimusprojekti, työntekijän yhteystiedot (henkilötietolomake), tarvittavat käyttäjätunnukset, kulkulupa, verokortti.

13. Kun olen saanut tutkimukselle rahoitusta, miten rahoitus toimii KYSissä?

  • Kun tutkimus saa rahoitusta, tarvitaan organisaatioluvan liitteeksi kustannuserittely. 
  • Tutkimukselle avataan oma kustannuspaikka, jossa rahoituksen kulku (tulot-menot) näkyy. Tutkimukseen kuuluvat laskut ja palkkakustannukset, sisäiset kulut jne. ohjataan ko. kustannuspaikalle.
  • Syntyviä tuloja ja menoja seurataan ASSIssa.
  • Tutkimuksen KYSin sisäiset kulut (esim. labrat, röntgen) ohjautuvat hankkeelle tuotekoodin avulla.

14. Mikä on overhead ja paljonko sitä peritään?

  • Tutkimusrahoituksista pidätetään ns. overhead –osuus, joka käytetään tutkimusten hallinnointiin liittyviin erilaisiin yleiskustannuksiin.
  • Apurahoista KYSissä ei peritä overheadia silloin, kun rahoitus on alle 7000 e. Kun apuraha on yli 7000 e, pidätetään 10 % kokonaisrahoituksesta.
  • Toimeksiantotutkimusten overhead on 15 %.
  • VTR-rahoituksen infrakulut ovat noin 25 %.

15. Sisältyykö arvonlisävero tutkimusrahoituksiin?

Arvonlisäveroa maksetaan KYSissä normaalisti tutkimusten palvelujen ja tavaroiden ostoista. Organisaatio tekee arvonlisäverovähennykset. Tutkimushankkeelle kustannukset kirjataan ilman arvonlisäveroa, joten kuluiksi tulevat verottomat hinnat.

VTR rahoitukseen liittyvät usein kysytyt kysymykset

1. Mikä on ORCID-tunnus ja mistä sen saa?

ORCID-tunnus on kansainvälinen digitaalinen tutkijatunniste, joka yksilöi tutkijat, sillä se on henkilökohtainen. Tunnus erottaa samannimiset tutkijat, ja säilyy muuttumattomana tutkijan sukunimen vaihtuessa. Tunnus haetaan osoitteesta www.orcid.org. Tunnus haetaan vain kerran. Talleta 16 –numeroinen tunnus VTR-hakemuslomakkeeseen.

2. Voiko tutkija hakea VTR:ää väitöskirjatutkimushankkeelle, mikäli hakijaa ei ole vielä hyväksytty jatko-opiskelijaksi tohtoriohjelmaan (esim. pro gradu viimeistely vaiheessa)?

Kyllä voit, hakijalla tulee olla voimassa oleva työsuhde (vähintään 20 %) hakukelpoiseen organisaatioon haun aloituspäivämäärästä vuoden loppuun (haku-, päätös- ja käyttöajan) sekä ohjaajan lausunto.

3. VTR haku-lomakkeen tutkimussuunnitelman rakenne poikkeaa Suomen Akatemian ohjeesta, kumpaa minun tulee käyttää, jotta voin tehdä mahdollisimman hyvän vaikutuksen arvioijiin?

Molemmat ohjeet ovat hyväksyttäviä, mutta Erva-tutkimustoimikunta on nimenomaisesti hyväksynyt hakuohjeen tutkimussuunnitelman rakenteen.

4. Voinko hakea uutta VTR:ää vaikka joudun anomaan kuluvan vuoden VTR:n siirtoa seuraavalle vuodelle (esim. rekrytointiongelmien vuoksi)?

Mikäli VTR:ta saanut tutkimushanke ei toteudu suunnitellusti sen vuoden aikana, jolle rahoitus on myönnetty, ja rahoitusta näyttää jäävän käyttämättä, siirretään se Tiedepalvelukeskuksen toimesta toiselle vuodelle automaattisesti. Mikäli rahoitusta on käyttämättä toisen vuoden jälkeen, tutkimuksesta vastaavan henkilön tulee tehdä kirjallinen perusteltu hakemus siirrosta Erva-tutkimustoimikunnan puheenjohtajalle. Perusteltuja syitä ovat muun muassa: tutkimukseen ei saada riittävästi tutkittavia, tutkijan sairastuminen, äitiys- ja isyysvapaa tai tutkimuksen viivästyminen jonkin muun perustellun syyn takia. Alin Erva-tutkimustoimikunnan puheenjohtajan päätöksellä siirrettävä summa on 500 €. Mikäli et saa varoja käytetty kolmen vuoden kuluessa, siirtyvät ne uudelleen jaettavaksi VTR-rahoituksen yhteydessä. Siirto ei estä VTR:n hakemista nimenomaiselle hankkeelle sille vuodelle, jolle aiemmin myönnettyä rahoitusta on siirretty.

5. Miten lasken VTR-hakemuslomakkeelle kustannusarvion?

Kustannusarviossa eritellään kaikki kyseisellä hakemuksella haettavat kustannukset. Ohjelma laskee summat ja siirtää haetun summan automaattisesti rahoitus – ja liitteet -sivulle. Huomaa palkkojen sivukulut ovat suunnitelmassa 40 %. 

6. Mitä tarkoittaa julkaisujen viisi aikaisempaa vuotta?

Hakuajasta viisi edellistä vuotta taaksepäin (esim. vuoden 2019 haussa julkaisut vuosilta 2018, 2017,2016,2015 ja 2014).

7. Mikä on Hirsch-indeksi ja miten se lasketaan?

h-indeksi on Jorge Hirschin kehittämä mitta yksittäisen tutkijan julkaisutehokkuuden ja julkaisujen merkittävyyden mittaamiseksi. Kun järjestetään henkilön julkaisut siteerausten määrän mukaan alenevaan järjestykseen ja katsotaan listalta sen julkaisun järjestysnumero, joka on saanut vähintään järjestysnumeron verran siteerauksia, on tämä järjestysnumero henkilön h-indeksi. h-indeksi on vertailukelpoinen vain saman alan sisällä. h-indeksin voit laskea Scopus- tai Web of Science -sivustoilla.

8. Mistä löydän julkaisujeni Impact Factorit? Mikä Impact Factor minun tulee ilmoittaa lomakkeessa?

Impact Factor (IF) on tieteelliselle lehdelle laskettava luku, joka kuvaa kuinka monta siteerausta artikkeli saa keskimäärin yhden vuoden aikana. Tarkasta lehden IF InCites Journal Citation Reports –tietokannasta. Ilmoita hakulomakkeelle viimeisin (esim vuoden 2019 VTR-haussa vuoden 2017) Impact Factor. Älä ilmoita lehden 5-vuoden IF-arvoa.

9. Mistä löydän julkaisujeni JUFO-luokat? Voinko ilmoittaa julkaisun ilmestymisvuoden JUFO:n?

Julkaisufoorumi (JUFO) on tieteellisen julkaisutoiminnan laadunarviointia tukeva luokitusjärjestelmä. Kolmiportaisessa luokituksessa kaikkien tieteenalojen keskeiset ulkomaiset ja kotimaiset julkaisukanavat jaotellaan

1 = perustasoon

2 = johtavaan tasoon

3 = korkeimpaan tasoon.

Julkaisujesi JUFO-luokat löydät Julkaisukanavahaun avulla . Kirjoita Nimike-kenttään lehden nimi ja paina Hae. Sivun alalaitaan saat listauksen hakuun sopivista lehdistä, JUFO on näkyvissä lehden nimen edessä. Klikkaamalla lehden nimestä, saat tarkemaa tietoa julkaisusta. Et voi ilmoittaa lehden julkaisuvuoden JUFOa, mikäli lehti on ilmestynyt aikaisemmin kuin kuluvana vuonna. Uusin JUFO ilmoitetaan hakemukseen.

10. Olen hakenut VTR:ta oman kuukausipalkkani mukaisesti. Myönnetty summa oli kuitenkin pienempi kuin haettu rahoitus. Voinko työskennellä pienemmällä palkalla kuin normaalisti?

Kyllä voit. Palkan tulee kuitenkin olla vähintään organisaation minimipalkan mukainen (KYSissä 1569,57 €/kk).

11.Minulle on myönnetty VTR:ta VTR kelpoiseen organisaatioon X. Olen kuitenkin vaihtamassa työpaikkaa, jääkö rahoitus nyt käyttämättä?

Rahoitus voidaan tarvittaessa siirtää organisaatiosta toiseen molempien organisaatioiden ja erva-tutkimustoimikunnan puheenjohtajan hyväksynnällä, mikäli olet menossa töihin VTR kelpoiseen organisaatioon. Mikäli uusi työnantajasi ei ole VTR-kelpoinen organisaatio (esim. yliopisto), jää rahoitus vanhaan organisaatioon. Tällaisessa tapauksessa rahoitus voidaan tarvittaessa siirtää organisaation sisällä toiselle tutkimushankkeelle.

12. Tuleeko minun toimittaa KYS erva-tutkimustoimikunnalle raportti rahoituksen käytöstä vuoden lopussa?

Voimassa olevan käytännön mukaisesti tutkijan ei tarvitse toimittaa raporttia VTR:n käytöstä. Tiedepalvelukeskus raportoi rahoituksesta Sosiaali- ja terveysministeriölle keskitetysti vuosittain kesäkuussa.

13. Olen töissä yliopistolla, voinko hakea valtion tutkimusrahoitusta?

VTR:n hakijoina voivat olla KYSin erva-alueen terveydenhuollon toimintayksikköä ylläpitävä kunta, kuntayhtymä, valtion mielisairaala tai sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella (1364/2011) säädetty palveluiden tuottaja. Yliopisto ei ole VTR kelpoinen organisaatio, joten et voi toimia hakijana, mutta voit olla mukana tutkimusryhmässä.

14. Minulla on konsulttisopimus VTR kelpoiseen organisaatioon, voinko toimia VTR:n hakijana?

Konsultaatiosopimuksella työsuhteessa olevat henkilöt voivat toimia tutkimusryhmässä, mutta eivät VTR:n hakijana.

15. Miten merkitään julkaisuun, että tutkimusta on tehty VTR:n tuella?

Englanninkielisen artikkelin/julkaisun ollessa kyseessä kirjataan Acknowledgements -kohtaan:  “This study was financially supported (partly) by the Competitive State Research Funding of the Kuopio University Hospital Catchment Area.”